לכל מוצר יש חלק קדמי וחלק חיצוני. עד פה, אין הרבה חדש.
החלק הקדמי שנועד לעיני המשתמש הוא ללא ספק הבן המועדף במשפחה. יש אינספור ישיבות, מומחי UI, מומחי UX, AB testing, בוחנים שוב ושוב כל עמוד, כל צבע של כפתור וכל מילת טקסט עוברת שכתוב מספר פעמים.
לעומת זאת ממשק הניהול – ה״אדמין״, בחלק גדול מהמקרים בהם נתקלתי, הוא הבן המוזנח בעליל. פעמים רבות מתכננים אותו כמעט כלאחר יד, לפעמים בכמה שעות ספורות. בחלק מהמקרים מי שמתכנן, מעצב, בונה ומפעיל את האדמין הוא מתכנת השרת. זה בדיוק המצב בו נתקלנו אנחנו. התוצאה היתה ממשק אדמין שכביכול היה בו הכל, אבל היה קשה להתמצא בו בצורה יעילה. ישבתי לבנות ולתכנן מחדש את ממשק האדמין של המוצר, וחזרתי עם 4 שאלות, ו-3 הצעות שכל אחד יכול לבצע.
מטרתו של ממשק האדמין להנגיש את הדאטה בייס ולשלוט בו. אדמין טוב מבליט את הפריטים הדורשים פעולה, מסייע להבין בצורה מהירה ומדוייקת את המידע, ומאפשר גישה לפעולות בצורה מהירה ואינטואיטיבית.
בעוד שאת החלק הקידמי של המוצר ניתן לשנות בקלות יחסית – כל שדרוש הוא עיצוב, או טקסט, והמתכנת, הרי ששינוי של ממשק הניהול הוא מורכב הרבה יותר, ודורש לפעמים שינויים בבסיס הנתונים ומחאות קולניות (וצודקות) מצד מתכנתי השרת, ולכן כדאי להשקיע יותר מכמה דקות בשאלה איך הייתם רוצים לתכנן את האדמין שלכם. ממשק האדמין הוא למעשה מוצר בפני עצמו, נפרד מהמוצר אותו הוא משקף.
לפני שאתם ניגשים לתכנן תפריטים וטבלאות, שאלו את עצמכם:
1 מהם הצרכים? מה יהיה השימוש בממשק האדמין?
הגדירו את הסוגים השונים של המשתמשים וסוגים שונים של בעלי התפקידים שיגשו אל האדמין. רשמו בצורה מפורטת ככל האפשר את הצרכים השונים שלהם מהמערכת. בצעו מיפוי של מהלך הפעולה של בעלי המקצוע השונים. לדוגמא: איש תמיכת הלקוחות יצטרך גישה אל ממשק המשתמש ואפשרות לעשות שם פעולות (כולל אישורים) בצורה ידנית. איש המכירות יצטרך לגשת אל המידע ולשלוף ממנו דוחות מסויימים. האם לכל עובדי החברה תהיה גישה אל האדמין? אם כן, האם כולם צריכים לראות את כל המידע? האם כולם יכולים לראות את כל המידע? האם מידע מסויים נחשב כמסווג, או רגיש, ואי אפשר לתת לכל בעל תפקידים לגשת אליו?
בצעו חשיבה לגבי השאלה לאן יגיע המידע, ומה ניתן יהיה לעשות עימו בעתיד. למרות שחשוב להיות מוכנים לסקיילינג, חשוב גם לזכור שמערכת טובה היא מערכת שאינה מעמיסה על המשתמש. עדיף להטמיע מערכת קטנה יותר שניתן להגדיל בקלות בעתיד, על פני מערכת עצומה שתכיל פיצ׳רים שאין לכם שימוש בהם. ככל שיהיו יותר פיצ׳רים שאין בהם שימוש במערכת שלכם, כך השימוש במערכת כולה ירד, והיכולת שלכם להפיק ממנה מידע בצורה יעילה וטובה ירד בהתאם.
2 מהם האובייקטים השונים הנמצאים בדאטה-בייס בו אתם משתמשים?
מה המאפיינים שלהם?
ההפרדה בין אובייקטים לבין מאפייני אובייקט היא קריטית, משום שעל בסיסה נבנה כל הדאטה בייס, ושינוי של הדאטה בייס הוא מורכב ועדיף לא להגיע אליו רק כי לא עשיתם את הבירור הפנימי הזה מוקדם יותר.
מפתה מאוד לשאול את ההגדרה הזו מהמפתחים, אולם ההגדרה הזו נובעת למעשה מדיאלוג בין מנהלי המוצר, מנהלי התוכן, אנשי השיווק/מכירות והמפתחים. הגדירו את האובייקטים השונים. לדוגמא אצלנו ב-TOPRO הגדרנו את המשתמשים כאובייקטים, וגם את אנשי המקצוע המומלצים כאובייקטים. אבל לאחר שעשינו בירור מקיף הבנו שגם המקצועות הם אובייקטים בפני עצמם, ולא רק מאפיינים של אנשי המקצוע.
3. מה המידע הייחודי המגיע מהפלטפורמה אותה אתם מתכננים?
פעמים רבות, מידע יוצג במספר פלטפורמה (לקוחות יכולים להופיע גם בממשק המשתמשים של האפליקציה, וגם בממשק מערכת ה-CRM בה אתם משתמשים על מנת לנהל את לקוחות החברה). פעמים רבות ישנו מידע שחופף בין הפלטפורמות, וזה לגיטימי, מידע זהה משמש אותנו פעמים רבות באופנים שונים. יחד עם זאת, לכל פלטפורמה יש צורך שונה וייחודי במידע, ולכן חשוב לזהות ולהגדיר בצורה מדוייקת מה המידע הייחודי שיופיע בפלטפורמה, ולמה הוא עומד לשמש?
4. על מה תדרשו לדווח? על מה תרצו לשלוף נתונים בצורה של דו״חות?
מידע שנכנס לתוך המערכת צריך להיות מידע שניתן לשלוף מתוך המערכת. זה נשמע פשוט ואינטואיטיבי, אבל תתפלאו לשמוע כמה פעמים תגלו מידע שקשה לשלוף, שאי אפשר לשלוף בלי לערב מתכנת, שנכנס למערכת וסתם יושב שם ומעלה אבק דיגיטלי.
יש הרבה מאוד משפטים שקשורים למידע – הוא צריך להיות חופשי, הוא ה-core business, הכל נכון אבל מנסיוננו בניהול דאטה בייס שנחתך ומוצג בהרבה מאוד צורות, החלק הכי חשוב בניהול מידע – הוא שמידע צריך להיות reportable. מידע צריך להישלף בקלות ובמלואו. כל צורה אחרת – היא מידע ששוכב כאבן שאין לה הופכין בתוך המערכת. הגדירו את השאלות שתשאלו לגבי המידע ואת הפרמטרים שתצטרכו על מנת לייצר את התשובה. וזכרו לאורך כל הדרך: if it's not reportable, it's useless.
מספר כללי אצבע חשובים:
1. אפשרו גישה של 360 מעלות לכל אחד מהאובייקטים
בממשק האדמין הקדישו לכל אובייקט איזור משלו, שיאפשר תצוגה מלאה של האובייקט – על כל חלקיו ומאפייניו.
אדמין הוא פריזמה דרכה ניתן להביט במידע, ופריזמה טובה באמת ניתן לסובב 360 מעלות כך שניתן להביט על המידע מכל כיוון. אם אינכם יודעים את החיבור בין האובייקטים, בלו זמן בלמפות את האובייקטים השונים בתוך המערכת שלכם, ואת הקישורים ביניהם.
כל אובייקט צריך לקבל התייחסות נפרדת ומלאה, גם אם קיימת תצורה המקיימת את כל האובייקטים יחדיו (לדוגמא אצלנו ניתן להביט דרך עמוד המשתמש ולראות את כל אנשי המקצוע עליהם המליץ במקצוע ספציפי אבל דרך אחרת תהיה להביט על כל המשתמשים שהמליצו על איש מקצוע מסויים, או כל ההמלצות לכל אנשי המקצוע בתחום ספציפי).
2. רכזו את כל הדברים הדורשים תגובה מידית בצורה נראית לעין
לאחר שמיפינו את בעלי התפקידים, את הצרכים השונים, ואת האובייקטים השונים, קל לנו לזהות את ההתראות השונות שבעלי תפקידים שונים צריכים לראות. במידה ולא ניתן לייצר ממשק משתמש ייחודי לכל אחד מהפרופילים השונים, יש להחליט על תיעדוף ההתראות. ההמלצה היא לייצר עמוד ראשי שמרכז את נקודות המידע הקריטיות ביותר עבור המשתמש, וכן את הפעולות שדורשות פעולה מידית, ולא להסתפק רק בדגלוני התראות.
3. עשו מאמץ להפטר מטרמינולוגיה פנימית
כלל אצבע זה נכון תמיד לגבי כל מה שקשור לחלק החיצוני (customer facing) של המוצר, אבל למעשה הוא נכון גם לגבי החלקים הפנימיים שלו. עשו מאמץ להשתמש מההתחלה בטרמינולוגיה אחידה גם כלפי המוצר ואנשי המוצר וגם כלפי המשתמשים. במידה ואתם מוצאים את עצמכם משתמשים בז׳רגון פנימי רב מידי בתוך המוצר – עשו מאמץ להפחית זאת, זה מקור לטעויות, בלבול, וחוסר אחידות.
אם נפל בחלקכם המזל הגדול, ויש לכם את האפשרות גם להטמיע עיצוב למערכת הניהול, אפשר להשתמש בטמפלטים מוכנים לעיצוב (הנה דוגמא לכמה טמפלטים מצויינים ומומלצים). אבל בחרו את העיצוב רק אחרי שסיימתם לשאול ולענות לעצמכם על כל השאלות, ולאחר שהבנתם היטב מה הצרכים שלכם מתוך המערכת. האדמין המעוצב ביותר בעולם לא יסייע לכם להגיע לדו״ח שמעולם לא הגדרתם, לא יראה לכם התראות שמיקמתם עמוק מידי בתוך המערכת, ולא יהפוך את המידע שעבדתם כל כך קשה על מנת להשיג. וביננו, בשביל מה עבדתם כל כך קשה, אם בסוף לא תגיעו אל המידע הזה? ממשק האדמין אולי לא יהיה הילד הכי יפה במשפחה, אבל באמת שהגיע הזמן לשלוף אותו מסוף התור. תנו לו את הכבוד המגיע לו, התוצאה לגמרי שווה את זה.
אילאיל בן שלום היא מנהלת המוצר ב-TOPRO, ומאוהבת לגמרי בממשק האדמין החדש שלה.
קרדיט תמונה ראשית: admin via shutterstock